Cómo cargar metadatos en un archivo: dónde hacer clic y qué rellenar (guía paso a paso)

Los metadatos son “datos sobre el documento”: título, autor, fecha, tipo documental, confidencialidad, serie, cliente, expediente, etc. Bien usados, te permiten buscar, filtrar, ordenar y automatizar procesos (auditorías, vencimientos, retención, permisos).

En esta guía te explico dónde hacer clic y qué rellenar en los entornos más habituales: Windows/Office, SharePoint, Google Drive y PDF.

Antes de empezar: qué metadatos conviene definir

Si no sabes qué campos necesitas, empieza con un “mínimo útil” (luego puedes ampliarlo):

• Título (nombre humano del documento)
• Tipo documental (Contrato, Factura, Acta, Informe, Licencia…)
• Serie / proceso (p. ej., Compras, RRHH, Calidad, PRL…)
• Cliente / proveedor (si aplica)
• Nº expediente (si trabajas por expedientes)
• Fecha (firma, emisión o recepción)
• Estado (Borrador, Revisado, Final, Caducado…)
• Nivel de acceso (Público/Interno/Confidencial)

Si quieres una estructura completa (carpetas + nomenclatura + metadatos), te interesa esta guía: Arquitectura de archivos para la gestión documental.

1) SharePoint / Microsoft 365: metadatos en biblioteca de documentos

SharePoint es el entorno más potente para metadatos empresariales porque los metadatos se gestionan como columnas y permiten vistas, filtros, navegación y automatización.

A) Crear columnas (campos de metadatos)

1. Entra en la biblioteca de documentos de SharePoint.
2. Abre Configuración (rueda dentada) y entra en Configuración de la biblioteca.
3. En Columnas, pulsa Crear columna.
4. Elige el tipo: texto, fecha, opción (lista), persona, número, sí/no, etc.
5. Nombra la columna (ej.: Tipo documental, Expediente, Confidencialidad).
6. Guarda.

Referencia oficial: gestionar columnas en bibliotecas SharePoint.

B) Rellenar metadatos en un archivo (editar propiedades)

1. En la biblioteca, busca el archivo.
2. Selecciona el archivo y pulsa Detalles (panel lateral) o Propiedades (según interfaz).
3. Rellena los campos (columnas) que hayas definido: Tipo documental, Fecha, Serie, Cliente…
4. Guarda (si no se guarda automático).

C) Consejo pro: metadatos gestionados (taxonomías)

Si quieres evitar variaciones (p. ej. “RRHH” / “Recursos Humanos”), usa columnas de Managed Metadata (taxonomía). Referencia: crear columna de metadatos administrados.

Servicio relacionado: Migración y bases de datos | Gestión y organización de archivos

2) Google Drive: etiquetas (labels) y campos

En Google Drive, la vía más potente para metadatos son las Labels (etiquetas con campos). Te permiten asignar valores estructurados y filtrar por ellos.

A) Aplicar una etiqueta (label) a un archivo

1. Abre Drive en el navegador.
2. Haz clic derecho sobre el archivo.
3. Selecciona Labels → Apply labels.
4. Elige la etiqueta y rellena sus campos.
5. Guarda.

Referencia oficial: aplicar labels en Google Drive.

B) Crear labels (administración)

Si gestionas Google Workspace, puedes crear labels para tu organización (con campos como “Tipo documental”, “Departamento”, “Expediente”, etc.).

Referencia oficial: crear classification labels.

Nota: si tu Drive no tiene Labels activadas, usa como mínimo “Descripción” y una estructura de carpetas. Aun así, en empresa recomendamos evolucionar a un gestor con metadatos y control.

3) PDF (Adobe Acrobat): metadatos del documento

Los PDFs permiten metadatos (Título, Autor, Palabras clave y metadatos XMP). Es muy útil si envías documentación a terceros o necesitas trazabilidad básica.

Editar metadatos en Acrobat

1. Abre el PDF en Adobe Acrobat.
2. Ve a Menú → Propiedades del documento → pestaña Descripción.
3. Rellena: Título, Autor, Asunto, Palabras clave.
4. Si necesitas más, entra en Metadatos adicionales (XMP) y guarda.

Referencia oficial: editar metadatos en Acrobat.

4) Office (Word/Excel/PowerPoint): propiedades del documento

Los archivos de Office incluyen propiedades que sirven como metadatos: título, autor, etiquetas (tags), categoría, comentarios, etc.

Cómo rellenar propiedades en Office

1. Abre el documento (Word/Excel/PowerPoint).
2. Haz clic en Archivo → Información.
3. Rellena campos como: Título, Etiquetas (tags), Autor, etc.
4. Guarda el documento.

Referencia oficial: ver o cambiar propiedades de un archivo Office.

5) Consejo clave: cómo evitar metadatos “rotos”

• Usa listas cerradas (opciones) para Tipo documental, Departamento, Estado.
• Define un responsable (quién valida metadatos y corrige errores).
• Rellena lo mínimo obligatorio (3–6 campos) y automatiza lo demás.
• Evita texto libre en campos críticos si quieres consistencia.
• Audita: revisa una muestra cada mes (control de calidad documental).

Checklist rápido (qué rellenar siempre)

• Título
• Tipo documental
• Fecha
• Serie / proceso
• Expediente / ID
• Nivel de acceso

¿Quieres que te lo dejemos configurado?

Si quieres, en Bgestión podemos definir el modelo de metadatos, crear columnas/labels, estandarizar nomenclatura, migrar documentación y dejarlo operativo con control de calidad.

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