Criterios y nomenclatura para archivos digitales: la base de una buena organización documental

La correcta gestión de los archivos no depende solo de tenerlos escaneados o en la nube: su verdadero valor está en cómo los nombramos y organizamos. Una nomenclatura clara, coherente y sistemática permite localizar cualquier documento en segundos, facilita el trabajo en equipo y evita pérdidas o duplicidades.

Por qué es importante establecer un criterio

Cuando los nombres de archivo se eligen al azar, el caos se instala: versiones duplicadas, fechas confusas, carpetas interminables...

Un sistema de nomenclatura bien diseñado es un lenguaje común que conecta a todo el equipo y garantiza la trazabilidad de la información a lo largo del tiempo.

Cómo crear una nomenclatura funcional

Antes de empezar a nombrar, hay que definir qué información es realmente útil para identificar el documento.

Un buen esquema debe incluir tres elementos básicos:

1. Serie documental o tipo de documento (por ejemplo, Factura, Acta, Contrato).
2. Año o fecha del documento.
3. Número secuencial para mantener el orden.

Ejemplo:

Factura_2024_ProveedorX_001.pdf

Acta_2022_ReunionComite_015.pdf

Buenas prácticas

• Evita tildes, eñes y caracteres especiales.
• Sustituye los espacios por guiones bajos (`_`).
• Usa números de tres dígitos (001, 002, 003…).
• Mantén la coherencia en todo el fondo documental.

La nomenclatura como herramienta de gestión

Aplicar criterios de nomenclatura no es solo una cuestión estética: es una herramienta clave para la preservación digital, la seguridad de la información y el cumplimiento normativo.

En proyectos de digitalización o gestión documental —como los que realizamos en BGESTION—, esta fase se documenta y se aplica de manera uniforme para asegurar la máxima eficiencia.