29/10/2025

Criterios y nomenclatura para archivos digitales: la base de una buena organización documental

Optimiza tu archivo digital con un sistema de nomenclatura claro y coherente. Mejora la organización, búsqueda y preservación documental fácilmente.

Esta guía de nomenclatura es fundamental en gestión documental y es el complemento ideal para nuestr post de arquitectura de archivos

La correcta gestión de los archivos no depende solo de tenerlos escaneados o en la nube: su verdadero valor está en cómo los nombramos y organizamos. Una nomenclatura clara, coherente y sistemática permite localizar cualquier documento en segundos, facilita el trabajo en equipo y evita pérdidas o duplicidades.

Propuesta de Abreviaturas Estándar para Nomenclatura de Archivos
Abreviatura	Tipo de Documento	Ejemplo de Uso
FRA	Facturas (Recibidas o Emitidas)	20260311_FRA_NombreProveedor
NOM	Nóminas y Seguros Sociales	202602_NOM_ApellidoNombre
CON	Contratos y Convenios	2026_CON_Alquiler_Oficina
PRE	Presupuestos y Ofertas Comerciales	2026_PRE_Servicios_Digitales
IMP	Impuestos y Modelos AEAT	2026_1T_IMP_Modelo303
ESC	Escrituras y Documentos Notariales	2026_ESC_Constitucion_Sociedad
INF	Informes técnicos o Auditorías	2025_INF_Auditoria_Calidad
COM	Comunicados y Notificaciones	20260311_COM_Ayuntamiento

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Nota: Recomendamos usar siempre mayúsculas para las abreviaturas y guiones bajos (_) en lugar de espacios para asegurar la compatibilidad entre diferentes sistemas operativos (Windows, Mac, Linux).

Por qué es importante establecer un criterio

Cuando los nombres de archivo se eligen al azar, el caos se instala: versiones duplicadas, fechas confusas, carpetas interminables...

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Factura de bgestion definitiva revisada 2.pdf

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20240315_FRA_BGESTION_001.pdf

Un sistema de nomenclatura bien diseñado es un lenguaje común que conecta a todo el equipo y garantiza la trazabilidad de la información a lo largo del tiempo.

Cómo crear una nomenclatura funcional

Antes de empezar a nombrar, hay que definir qué información es realmente útil para identificar el documento.

Un buen esquema debe incluir tres elementos básicos:

Serie documental o tipo de documento (por ejemplo, Factura, Acta, Contrato).
Año o fecha del documento.
Número secuencial para mantener el orden.

Nomenclatura sugerida

YYYYMMDD_TIPO_ENTIDAD_DESCRIPCION_V00.ext

💡 ¿Ya tienes los nombres listos? Ahora necesitas el lugar perfecto para guardarlos. No te pierdas nuestra guía sobre Arquitectura de Archivos: Cómo organizar tus carpetas.

Buenas prácticas

Evita tildes, eñes y caracteres especiales.
Sustituye los espacios por guiones bajos (`_`).
Usa números de tres dígitos (001, 002, 003…).
Mantén la coherencia en todo el fondo documental.

💡

Consejo Técnico: Sustituye siempre los espacios por guiones bajos (_) y evita caracteres especiales como la "ñ" o tildes. Esto evita que los archivos se corrompan al enviarlos por email o subirlos a la nube.

La nomenclatura como herramienta de gestión

Aplicar criterios de nomenclatura no es solo una cuestión estética: es una herramienta clave para la preservación digital, la seguridad de la información y el cumplimiento normativo.

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Recuerda que una vez nombrado y archivado correctamente, cada documento tiene un ciclo de vida obligatorio.

Es fundamental saber cuántos años hay que guardar la documentación de una empresa para evitar riesgos ante posibles inspecciones.

En proyectos de digitalización o gestión documental —como los que realizamos en BGESTION—, esta fase se documenta y se aplica de manera uniforme para asegurar la máxima eficiencia.