Cuántos años hay que guardar documentos en España (guía completa 2026)

La respuesta corta es: depende del tipo de documento. En España conviven varios “relojes” legales (mercantil, fiscal, laboral, prevención de blanqueo, etc.). Por eso, la regla práctica más segura suele ser:

• mínimo 6 años para la mayoría de documentación empresarial (por normativa mercantil)

• 4 años para la mayoría de obligaciones tributarias (prescripción fiscal general)

• 10 años en algunos supuestos (p. ej., prevención de blanqueo; y determinados derechos de comprobación tributaria)

A continuación tienes una guía amplia por casuísticas (con referencias normativas) para que puedas decidir bien qué guardar y cuánto tiempo.

Para una correcta gestión documental y que esta documentación sea accesible durante estos 6 o 10 años, es vital tener una buena arquitectura de archivos.

1) Plazo “base” mercantil: 6 años (lo que marca el mínimo general)

El artículo 30 del Código de Comercio establece que los empresarios deben conservar libros, correspondencia, documentación y justificantes “debidamente ordenados” durante seis años, desde el último asiento.

¿Qué cubre esto en la práctica?
Casi todo lo que soporta tu actividad: facturas, justificantes bancarios, contratos, albaranes, emails/soportes relevantes, etc., siempre que estén vinculados al negocio.

📌 Regla útil: aunque un documento tenga un plazo fiscal de 4 años, muchas empresas lo guardan 6 para cumplir el mínimo mercantil.

2) Plazo fiscal general: 4 años (prescripción tributaria)

La Ley General Tributaria (LGT) fija con carácter general la prescripción a 4 años de derechos como el de la Administración a determinar la deuda tributaria (liquidar) y exigir el pago.

La AEAT recuerda que las facturas y otros documentos deben conservarse con su contenido original y ordenadamente durante el plazo que establece la LGT.

¿Qué documentos caen aquí?

• Facturas emitidas y recibidas

• Libros registro (IVA, facturación, etc.)

• Justificantes de deducciones, gastos y operaciones

• Declaraciones presentadas y su documentación soporte

📌 Ojo importante: el cómputo exacto puede depender del tipo de obligación/periodo y de si hay actuaciones que interrumpen o reinician la prescripción. Por eso, si te piden algo en una inspección/requerimiento, no destruyas nada relacionado hasta que esté cerrado.

3) Casos fiscales donde puede interesar guardar 10 años

Además del “4 años general”, existen supuestos en los que el marco tributario permite plazos más largos de comprobación para bases/deducciones pendientes o aplicadas. En la propia LGT aparece el artículo 66 bis (derecho a comprobar e investigar), asociado al plazo de 10 años en determinadas materias.

Traducción práctica: si tu empresa aplica deducciones relevantes o arrastra bases/compensaciones, suele ser prudente conservar documentación soporte durante más tiempo (consulta con tu asesoría para tu caso concreto).

Si hay Bases Imponibles Negativas (BINs), el plazo de comprobación de la AEAT para esas cuotas es de 10 años.

4) Prevención de blanqueo: 10 años

Si tu empresa es “sujeto obligado” por la Ley 10/2010 (p. ej., ciertos sectores profesionales o actividades con obligaciones de diligencia debida), la norma contempla conservación de información/documentación durante 10 años en distintos supuestos.

📌 Aunque muchas pymes no están en ese perímetro, si lo estás (o trabajas con un asesor que lo esté), este plazo es clave.

5) Laboral y Seguridad Social: plazos habituales (3–4 años) y casos hasta 5

En el ámbito laboral, la referencia típica para prescripción de infracciones está en la LISOS (RDL 5/2000):

• Infracciones en el orden social: 3 años (regla general)

• Infracciones en Seguridad Social: 4 años

Y en materia de prevención de riesgos laborales, pueden darse plazos superiores en supuestos graves/muy graves (se refleja en la LISOS).

Recomendación conservadora práctica para documentación laboral:

• Guardar al menos 4 años (y muchas empresas lo alinean a 6 años para no fragmentar criterios por documento).

6) Tabla rápida: qué guardar y cuántos años (guía práctica)

Regla de oro: si dos normas aplican a la vez, manda el plazo mayor.

• Libros, correspondencia y justificantes del negocio (mercantil): 6 años

• Facturas y documentación fiscal general: 4 años (y frecuente guardar 6)

• Deducciones/bases/compensaciones con posible comprobación ampliada: hasta 10 años (según el caso)

• Documentación vinculada a prevención de blanqueo (si aplica): 10 años

• Documentación laboral/Seguridad Social (criterio por prescripción de infracciones): 3–4 años (y prudente alinear a 6)

7) Preguntas típicas y respuestas claras

“¿Entonces cuánto guardo ‘todo’ para no fallar?”

Si quieres un criterio simple:

• 6 años como estándar para casi todo (cumple mercantil)

• y 10 años para la documentación que caiga en prevención de blanqueo o supuestos tributarios especiales (según tu asesoría y casuística).

“¿Puedo destruir si lo he digitalizado?”

Sí, pero depende: la digitalización tiene que ser fiable, íntegra, con trazabilidad y conforme a requisitos aplicables (especialmente si hay exigencias de integridad/autenticidad). En entornos serios conviene establecer un procedimiento (y, si aplica, certificado de destrucción).

“¿Qué pasa si hay un juicio o inspección?”

No destruyas nada relacionado. Aunque hayas cumplido plazos generales, un procedimiento abierto exige conservar documentación afectada hasta que finalice.

8) Checklist para empresas: cómo implantar una política de conservación

1. Inventario de tipos documentales (fiscal, mercantil, laboral, PRL, contratos, etc.).

2. Asignar un plazo por tipo, aplicando el mayor cuando haya solapes.

3. Definir el “evento de inicio” del plazo (cierre de ejercicio, último asiento, fin de relación laboral, etc.).

4. Establecer custodia y accesos (quién puede ver qué).

5. Digitalizar con OCR + metadatos para poder localizar en segundos.

6. Destrucción segura cuando corresponda (especialmente si hay datos personales).

7. Registro de eliminación (qué se destruye, cuándo y por qué).

9) Cómo lo enfocamos en Bgestión (por si quieres llevarlo a servicio)

En proyectos de gestión documental solemos implantar:

• cuadro de clasificación + calendario de conservación

• estructura digital (y física si existe archivo)

• digitalización con OCR e indexación

• control de accesos

• y, cuando toca, destrucción segura con trazabilidad